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Kreative Innovations für uns!

Unsere Archivierungsleistungen

Unsere Leistungen decken komplett alle Leistungen der Archivierung von der Aktenordnung (Einlieferung) bis hin zur Vernichtung, die nach Ihren Bedarfen sowohl zum Teil als auch zur Gänze erbracht werden können, ab. DocuDepo – das intelligente Mietlager!

 

Aktentransport

Die Akten werden nach einem Abnahmeprotokoll bzw. einem Aktenverzeichnis und einem verzeichnisbedingten Abnahmeprotokoll (nach Box oder Blatt) abgenommen. Bei der Abnahme kontrollieren unsere Mitarbeiter einzeln, ob jede Box nach dem Aktenverzeichnis abgenommen wurde und deren Inhalt mit den Angaben nach dem Aktenverzeichnis übereinstimmt. Inhalt der Abnahmeprotokolle: Abnahmedatum, -ort, Teilnehmer, Abnahmegegenstand, genaue Menge der abgenommenen Schriftstücke (Stück-, Boxzahl und Laufmeter), Verzeichnis der abgenommenen Schriftstücke. Je nach Ausführlichkeit der Abnahme wird Haftung für die Aktensuche und das Vorhandensein der Akten übernommen. Der Aktentransport zu unserem Archiv erfolgt in einem geschlossenen LKW und mit Transportmitarbeitern.

 

Akten ordnen

DocuDepo sorgt für ein qualifiziertes Personal, mit dem die professionelle Aktenordnung bzw. die Verpackung in Boxen möglich wird. Bei der Ordnung erstellen unsere Mitarbeiter eine detaillierte Liste über den Inhalt der einzelnen Boxen (Aktenverzeichnis/Aktenregister), die Ihnen in Excelformat, als Hardcopy bzw. auf CD bereitgestellt wird. Im Normalfall enthalten das Aktenverzeichnis/Aktenregister die nachstehenden Felder: Boxnummer, Barcodenummer, Organisationseinheit, Geschäftsbereich, Betreff der Akte, Entstehungsdatum, Aufbewahrungsfrist, Sortierungsfrist, Bemerkung. Nach den vorigen Angaben werden Etiketten an den Boxen angebracht, um die Rückverfolgung zu erleichtern. Diese Datenbank ist die Grundlage für die spätere Rückverfolgung.

 

Einlagerung

Vor Mietlagerung werden die Akten an unserem vorgenannten Standort in Pomáz eingelagert, wobei die geordneten Boxen am endgültigen Platz im Regalsystem gelagert werden. Auch eine Dokumentation über diese Prozesse wird erstellt, wobei die Lagerkoordinaten (Reihe/Fach/Regal) jeder Box im Aktenverzeichnis/Aktenregister angegeben werden.

 

Lagerung und Datenleistung

Die Lagerung der Akten an unserem Standort erfolgt nach den Vorschriften für Brandschutz, Sicherheitstechnik und Datensicherheit. Datenleistungen werden Ihnen bei Bedarf in körperlicher Form (durch Auslieferung der jeweiligen Box oder Mappe) oder in elektronischer Form (per Fax, E-Mail oder FTP-Verbindung) bereitgestellt. Zusätzlich wird auf Wunsch unserer Kunden auch ein Archivregister auf Web bereitgestellt. Bei der Datenlieferung beachten wir möglichst flexibel Ihre Bedarfe und übernehmen die Bereitstellung der Unterlagen und Dokumente in bereits 2 Stunden.

 

Aussortierung

Nicht zu archivierende und/oder zu vernichtende Akten werden jährlich oder nach Einzelauftrag und den gültigen Rechtsvorschriften aussortiert. Ein Sortierprotokoll wird über die aussortierten Akten, die von den Mitgliedern des Sortierausschusses überprüft werden und vom Archivar des zuständigen Archivs (bei Akten mit Zuständigkeit eines Archivs) verklausuliert werden, aufgenommen.

 

Vernichtung

Unser Unternehmen sorgt für die Vernichtung der aussortierten Unterlagen nach strengen Regeln und unter Beachtung der Rechtvorschriften für Datenschutz, Verschwiegenheit und Umweltschutz. Die aussortierten Akten werden von unseren Mitarbeitern oder Partnern mit geschlossener Technologie nach einer strengen Verfahrensordnung im Reißwolf vernichtet oder verbrannt. Über diesen Arbeitsprozess wird in jedem Fall ein Vernichtungsprotokoll erstellt. Sie persönlich können diesen Prozess bei Bedarf besichtigen bzw. auch Videoaufnahmen können gemacht werden.


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