Önnek probléma?
Nekünk kreatív innováció!

Irattári szolgáltatásaink

Szolgáltatásaink teljes körűen lefedik az irattároláshoz kapcsolódó összes munkafolyamatot az iratrendezéstől (beszállítástól) az iratmegsemmisítésig, amelyek részben vagy egészben is igénybe vehetőek az Ügyfeleink igényeinek megfelelően. DocuDepo az intelligens bérirattár!

 

Iratszállítás

Az iratokat az átadás-átvételi jegyzőkönyv, illetve az iratjegyzék alapján, a jegyzéknek megfelelő szintű (dobozszintű, vagy lapszintű) átadás-átvételi jegyzőkönyvvel vesszük át. Az átadás-átvétel során munkatársaink tételesen leellenőrzik, hogy az iratjegyzéken található dobozok mindegyikét átvették-e és tartalmuk megegyezik-e az iratjegyzékben szereplő adatokkal. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmazza: az átadás-átvétel időpontját, az átadás-átvétel helyét, az átadás-átvétel résztvevőit, az átadás-átvétel tárgyát, az átadott iratanyag pontos mennyiségét (db, doboz és folyóméter), az átadott iratok jegyzékét. Az átadás szintjének megfelelően felelősséget vállalunk az iratanyagok kikereséséért és meglétéért. Az iratok általunk történő szállítása irattárunkba zárt teherautóval történik, rakodómunkások igénybevételével.

Iratrendezés

A DocuDepo biztosítja a szakképzett munkaerőt, amely a professzionális iratrendezéshez és kezeléshez elengedhetetlen. Az iratrendezés során munkatársaink az egyes dobozok tartalmáról tételes listát készítenek (iratjegyzék/iratnyilvántartás), amelyet Excel formátumban, nyomtatva, illetve adathordozón Ügyfeleink rendelkezésére bocsátanak.

Hagyományos esetben az iratjegyzék/iratnyilvántartás az alábbi mezőket tartalmazza: archiváló doboz száma, vonalkód száma, szervezeti egység, ügykör, iratanyag tárgya, keletkezés ideje, őrzési idő, selejtezési idő, megjegyzés. A fent megadott adatok alapján készül az egyes archiváló dobozokra az etikett, amely könnyíti a visszakeresést. Mindezen adatbázis adja a későbbi visszakeresés alapját.

Betárolás

A bértárolást megelőzően, az iratanyagok a pomázi, illetve dunaharaszti telephelyeinken betárolásra kerülnek, amely folyamat során a rendezett doboz felkerül végső helyére a polcrendszerre. Mindezen folyamatról dokumentáció is készül, amely során az iratjegyzékben/iratnyilvántartásban feltűntetésre kerül minden egyes doboz tárolási koordinátája (sor/egység/polc).

Irattárolás (bértárolás) és adatszolgáltatás (iratkikérés)

Irattározás az iratanyagok szisztematikus tárolása, amely során az iratanyagok rendezett formában állnak rendelkezésre. Irattározás során az anyagok folyamatos visszakereshetősége megoldott, miután az iratokról tételes nyilvántartás készül elektronikus formában.


Szükséges kiemelt figyelmet kell fordítani az irattározás szakszerűségére, miután az iratok hosszú távú megőrzése érdekében elengedhetetlen a megfelelően kiépített infrastruktúra.


Az iratok rendezett tárolása az általunk biztosított telephelyen a tűz-, vagyon-, adatbiztonsági előírásoknak megfelelően történik. Biztosítjuk Megbízóink részére az igény szerinti adatszolgáltatást fizikai (az adott doboz vagy dosszié kiszállításával), vagy elektronikus formában (faxon, e-mailen, vagy FTP vonalon). Emellett külön kérésére biztosíthatunk WEB-es irattári nyilvántartást is. Az adatszolgáltatás során rugalmasan alkalmazkodunk Megrendelőink igényeihez, akár 2 órán belül vállaljuk az iratok, dokumentumok rendelkezésre bocsátását.

Iratselejtezés

A nem irattározandó és/vagy megsemmisítendő iratanyagokkat évente, vagy eseti megbízás okán, a hatályos jogszabályok alapján leselejtezzük. A selejtezett iratokról selejtezési jegyzőkönyvet készítünk, melyet a selejtezési bizottság tagjaival felülvizsgáltatunk és (levéltári illetékességi körbe tartozó iratok esetében) az illetékes levéltár szakemberével záradékoltatunk.

Iratmegsemmisítés

A leselejtezett iratok szigorú szabály szerinti, biztonságos megsemmisítéséről gondoskodunk, az adatvédelemi, titoktartási és környezetvédelemi jogszabályok figyelembevételével. A kiselejtezett iratanyagot zárt technológiával, szigorú eljárási renddel, zúzással a megfelelő körülmények között munkatársaink vagy partnereink megsemmisítik. A munkafolyamatról minden esetben iratmegsemmisítési vagy megsemmisülési jegyzőkönyv készül. Igény szerint a folyamat Partnereink számára személyesen is megtekinthető, illetve videofelvételt is készítünk az iratmegsemmisítésről.
 

 


 


Tanúsítványaink
Kapcsolat
DocuDepo Kft.
1145 Budapest,
Újvilág u. 50-52.
Telefon: +36 1 469 6992
Fax: +36 1 469 6298
Bejelentkezés
Felhasználónév
Jelszó
Ügyfélazonosító