Egyéb szolgáltatásaink

Egyéb szolgáltatásaink az iratkezelés részfolyamataira, vagy a dokumentumkezelési területen alkalmazott eszközök beszerzésére nyújt megoldást. Legyen szó kihelyezett irattáros szakemberről, vagy akár doboz és polcrendszer biztosításáról. Önnek probléma, nekünk kreatív innováció! Megoldjuk iratainak intelligens kezelését!

Kihelyezett irattáros szakember biztosítása
A dokumentumkezelés bármely területen eseti feladatok, vagy komplex megoldások ellátására a helyszínen irattáros szakembert biztosítunk, akik több éves szakmai tapasztalattal rendelkeznek.

Iratanyag szállítás és irattár költözése
Az iratokat az átadás-átvételi jegyzőkönyv, illetve az iratjegyzék alapján, a jegyzéknek megfelelő szintű (dobozszintű, vagy lapszintű) átadás-átvételi jegyzőkönyvvel vesszük át. Az átadás-átvétel során munkatársaink tételesen leellenőrzik, hogy az iratjegyzéken található dobozok mindegyikét átvették-e és tartalmuk megegyezik-e az iratjegyzékben szereplő adatokkal.

Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmazza: az átadás-átvétel időpontját, az átadás-átvétel helyét, az átadás-átvétel résztvevőit, az átadás-átvétel tárgyát, az átadott iratanyag pontos mennyiségét (db, doboz és folyóméter), az átadott iratok jegyzékét.

Az iratok általunk történő szállítása irattárunkba zárt teherautóval történik, rakodómunkások igénybevételével.

Ügyfeleink igényeinek megfelelően irattár költöztetést is vállalunk, amely során az adott irattár teljes fizikai tartalmának szállítását megoldjuk, legyen szó az iratanyagról, vagy akár a polcrendszerről, munkaállomásokról.

Iratrendezés 
A DocuDepo biztosítja a szakképzett munkaerőt, amellyel a professzionális iratrendezés, illetve bedobozolás megoldható. A rendezés során munkatársaink az egyes dobozok tartalmáról tételes listát készítenek (iratjegyzék/iratnyilvántartás), amelyet excel formátumban, nyomtatva, illetve CD-én Ügyfeleink rendelkezésére bocsátanak.

Hagyományos esetben az iratjegyzék/iratnyilvántartás az alábbi mezőket tartalmazza: doboz száma, vonalkód száma, szervezeti egység, ügykör, iratanyag tárgya, keletkezés ideje, őrzési idő, selejtezési idő, megjegyzés.
A fent megadott adatok alapján készül az egyes dobozokra az etikett, amely könnyíti a visszakeresést. Mindezen adatbázis adja a későbbi visszakeresés alapját.

Iratselejtezés

A nem irattározandó és/vagy megsemmisítendő iratanyagokat eseti megbízás okán, a hatályos jogszabályok alapján leselejtezzük. A selejtezett iratokról selejtezési jegyzőkönyvet készítünk, melyet a selejtezési bizottság tagjaival felülvizsgáltatunk és (levéltári illetékességi körbe tartozó iratok esetében) az illetékes levéltár szakemberével záradékoltatunk.
 

Iratmegsemmisítés
A leselejtezett iratok szigorú szabály szerinti megsemmisítéséről gondoskodunk, az adatvédelemi, titoktartási és környezetvédelemi jogszabályok figyelembevételével. A kiselejtezett iratanyagot zárt technológiával, szigorú eljárási renddel, zúzással, vagy égetéssel a megfelelő körülmények között munkatársaink vagy partnereink megsemmisítik. A munkafolyamatról minden esetben megsemmisítési vagy megsemmisülési jegyzőkönyv készül. Igény szerint a folyamat Partnereink számára személyesen is megtekinthető, illetve videofelvételt is készítünk.
 

Irattári dobozok biztosítása
A megfelelő dobozok alkalmazása nélkülözhetetlen a hosszú távú iratmegőrzés tekintetében, amelyek pormentes és biztonságos tárolást tesznek lehetővé. Ennek megfelelően dobozaink kiváló minőségű, nagy teherbírású kartonból készültek, melynek köszönhetően stabilan egymásra helyezhetők. Az irattári dobozokat mindkét oldalon fogólyukkal láttuk el a könnyű mozgathatóság érdekében. A különféle iratok tárolása érdekében széles választékkal rendelkezünk a dobozok terén, s az Ügyfelek igényeinek megfelelően akár személyre szabottat is gyártatunk külön megrendelésre.
Archiváló doboz 1
     Alkalmazhatóság: dossziék, mappák tárolása

     Méret: 430x330x303mm

     Kapacitás: 0,43 ifm
Archiváló doboz 2

     Alkalmazhatóság: lapszintű, lefűzhető irattasak (genotherm) tároláshoz

     Méret: 350x310x250mm

     Kapacitás: 0,35 ifm
Archiváló doboz 3/Levéltári doboz
     Alkalmazhatóság: levéltéri átadás előkészítéséhez

     Méret: 380x250x115mm

     Kapacitás: 0,115 ifm

Polcrendszer kialakítása

Az iratok tárolása során elengedhetetlen a megfelelő, az adott helyszín adottságait figyelembe vevő polcrendszer alkalmazása. A DocuDepo szakemberei a polcrendszert a tárolóhely sajátosságai szerint alakítják ki, amelyet munkavédelmi szempontból bevizsgáltnak, EPH-rendszerbe kötötnek és a talpazathoz rögzítenek.