Telephelyünk

Cégünk kiemelkedő figyelmet fordít Partnerei dokumentumainak megőrzése érdekében a megfelelő fizikai és humán körülmények biztosítására. Ezen oknál fogva, elengedhetetlennek tartjuk a megfelelő vagyonvédelmi, tűzvédelmi és egyéb berendezések beszerzését és üzemeltetését, illetve szakképzett, erköcsli bizonyítvánnyal és titoktartási szerződéssel rendelkező munkatársakat alkalmazunk. 

Vagyonvédelmi rendszerünk

Vagyonvédelmi rendszerünk több pilléren nyugszik, egyrészről pomázi telephelyünkön 24 órás portaszolgálat működik, a belépés előzetes engedélyhez (személyi igazolvány és cégadatok) kötött, másrészről riasztó, beléptető rendszer és biztonsági kamerák a nap 24 órájában biztosítják a felügyeletet. A beépített riasztórendszer 24 órás távfelügyeletre van kötve, a beléptető rendszer nyomon követi a jogosultsági rendszer által meghatározott személyek ki- és belépést, illetve a biztonsági kamerák folyamatos felvételt készítenek.
Irattáraink szigorú biztonsági előírások szerint működnek, az irattárba való belépés előzetes engedélyhez és a szerződésben rögzített jogosult személyek jóváhagyásához kötött. A szerződésben kiépített jogosultsági rendszert rendszeres időközönként felülvizsgálatoknak vetjük alá, ezzel biztosítva a napra készen tartását. Az Ügyfeleink által megnevezett jogosult személyek (illetve a szerződésben felhatalmazott személyek) irattárba történő bejutását folyamatosan biztosítjuk, legyen szó iratkikeresésről vagy ellenőrzésről. A belépő személyeket minden esetben egy munkatársunk folyamatosan kíséri. Az irattárba belépő személy belépéskor köteles igazolni magát, munkatársaink pedig kötelesek a belépőkről nyilvántartást vezetni. A szerződésben nem rögzített személyek nem léphetnek be az irattárba, nem tekinthetnek az iratokba.

Tűzvédelmi rendszerünk

Az irattárolás, mint tevékenység a „C” „Tűzveszélyes” osztályba tartozik, így az irattár kialakítása a jogszabályokban megkövetelt elvárásoknak megfelelően történt. Ennek érdekében cégünk tűzvédelmi szakemberrel együttműködve alakította ki a megfelelő infrastruktúrát. Tűzvédelmi rendszerünk füstérzékelőkkel ellátott, s a felmerülő vészhelyzeteknél azonnal értesíti a helyi tűzoltóságot. Villámvédelmi és érintésvédelmi vizsgálatokkal és megoldásokkal is ellátott irattárunk. Alkalmazottaink tűzvédelmi és munkavédelmi oktatáson vesznek részt rendszeres időközönként.

Fentiek következményeként a dohányzás tiltott, mind a helyszínen, az épületben, illetve a járműben. Dohányozni csak a kijelölt helyen, a helyszíntől megadott távolságban lehet!

Irattár infrastruktúra és atmoszféra

Az iratok hosszú távú megőrzése érdekében, a megfelelő atmoszféra és infrastruktúra kialakítása elengedhetetlen. Az irattári anyagok megőrzésére szolgáló raktárhelységgel szemben támasztott követelmények (papír alapú iratok esetében), az alábbiak, amelyeket az irattárunkban természetesen minden esetben biztosítunk:

• Irattári helység megvilágosítása: Az iratok számára a legoptimálisabb körülmény a természetes fény kiszűrése és a raktár megvilágosítása UV-mentes, vagy kevés UV-sugárzást kibocsátó világítótestekkel, emellett a helység megvilágításának erősségét és idejét a lehetőségek szerint minimalizálni kell. Ennek megfelelően kerültek felszerelésre a világítótestek, amelyek a tűzvédelmi előírásokkal is egybevágnak. A pomázi raktár esetében az ablakok száma minimális és a világítóberendezések egységenként működtethetőek a világítás idejének minimalizálása érdekében.

• Levegő páratartalma, hőmérséklete: A raktár helységet megfelelően temperáljuk, amelynek maximális ingadozásánál szem előtt tartjuk az optimális értékeket. A levegő páratartalmát nagyságrendileg 50 %-os értéken tartjuk. Mindezen értékeket rendszeres időközönként ellenőrizzük.
   
• Alkalmazott polcrendszer: Az iratok tárolását nagy teherbírású, biztonságos polcrendszer biztosítja, amelyet az igényeknek megfelelően állandóan bővítünk akár mennyiségben, akár méretben (típusban). A polcrendszer munkavédelmi szempontból bevizsgált, EPH-rendszerbe bekötött, s a talapzathoz rögzített.
   
• Irattároló dobozok: A megfelelő dobozok alkalmazása nélkülözhetetlen a hosszú távú iratmegőrzés tekintetében, amelyek pormentes és biztonságos tárolást tesznek lehetővé. Ennek megfelelően dobozaink kiváló minőségű, nagy teherbírású kartonból készültek, melynek köszönhetően stabilan egymásra helyezhetők. Az irattári dobozokat mindkét oldalon fogólyukkal láttuk el a könnyű mozgathatóság érdekében. A különféle iratok tárolása érdekében széles választékkal rendelkezünk a dobozok terén, s az Ügyfelek igényeinek megfelelően akár személyre szabottat is gyártatunk külön megrendelésre.

A biztonságos működés érdekében berendezéseinket rendszeresen felülvizsgáltatjuk és korszerűsítjük.

Humán erőforrás 

A DocuDepo kiemelt figyelmet fordít a megfelelő szakemberek alkalmazására. Minden egyes tevékenysége során szem előtt tartja a szükséges szakképesítéssel rendelkező munkatársak biztosítását, amellyel elérhető a professzionális munkavégzés. Emellett éves, vagy gyakrabban tartott oktatásokkal és belső csoportok képzésével segíti elő az egyes személyek fejlődését és a közös, harmónikus együttműködést.

Mindezen oknál fogva, alapvetően nem támogatjuk a részidős és változó személyzet alkalmazását! Kiemelt figyelmet fordítunk rá, hogy minden egyes Ügyfélhez külön kapcsolattartó személyt nevezzünk ki - aki egyben projektfelelős is az adott területen -, aki szakmai tapasztalatával szakmabeli kollégáit támogatja, és emellett irányítja az egyes munkafolyamatokat, s állandó kapcsolatban van az érintettekkel.

Munkaidő tekintetében rugalmasan állunk rendelkezésre, normál esetben munkaidőnk: munkanapokon 8.00-17.00 között.

Dokumentumkezelési területeken munkatársaink titoktartási kötelezettséget vállalnak, s minden esetben rendelkeznek erkölcsi bizonyítvánnyal. Emellett szerződéses jogviszonyuk is speciálisan kialakított, hogy a magas biztonsági szint és az alacsony kockázat elérhető legyen.

Emellett tevékenységeinkre külön, nagy fedezetű biztosítással rendelkezünk, amely minden tevékenységünkre és az azokkal kapcsolatos eseményekre vonatkozik.